ビジネスメールの大切なポイント

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お礼のメール

日常的に間違いがちな文法

日常的に使っている言葉であるけれど、この使い方は間違っているというものや、特にビジネスメールには使わない方が良いものを集めてみました。
1、御社
御社は話し言葉としての利用なので、ビジネスメールの際には「貴社」の使い方がふさわしいです。
2、山田殿
目上の人が下の人に使う言葉です。ビジネスメールの際には「様」を使うようにしましょう。
3、ごくろうさまです
この言葉も目上の人が使う言葉となっています。必ず「お疲れ様です」を使いましょう。
4、了解しました
これは丁寧語ではあるのですが、尊敬語ではありません。
ビジネスメールでは「承知いたしました」もしくは「かしこまりました」を使うようにしましょう。
5、参考になりました
参考になりましたと文章で送られてくると、参考程度にしかならなかったのかと、がっかりされてしまいます。「勉強になりました。」と前向きに伝えましょう。

簡潔なメールのやり取りを目指す

メールを送った際には、メールの送信相手に簡潔に送らねばなりません。長文のメールを読んでいただくことは、相手に負担をかけることになりますし、確認事項をもらしてしまっただらだらとしたメールを送ると、そのあと何度かメールのやりとりを行う事になり、それもお互いにとって負担になってしまいます。もし長文になってしまいそうな内容の場合には、簡単な見出しをつけて箇条書きにして一目瞭然わかりやすいメールを目指し、返信をいただけるようにしましょう。
例えば訪問日程の調整をする場合などは、候補の日にちと時間を何通りか送ってあげる等の工夫が必要です。
また返信不要である場合には、「ご確認いただきましたら、ご返信は不要です。」といった一言を書いてあげる事は大変親切であると思います。